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Guia Rápido:
Tudo o que você precisa saber para contratar
uma agência de eventos corporativos

Os eventos corporativos são oportunidades valiosas para fortalecer laços com clientes, colaboradores e stakeholders. No entanto, sua execução exige cuidado, planejamento e expertise. É aqui que uma agência de eventos corporativos entra em cena. Neste artigo, vamos explorar os critérios essenciais para se escolher a agência de eventos corporativos perfeita para suas necessidades. Todo o conteúdo deste guia foi elaborado levando como base situações cotidianas, dúvidas recorrentes, prós e contras na hora de escolher e contratar uma agência de eventos corporativos.

CAPÍTULO 1 - DÚVIDAS COMUNS

Devo contratar uma agência de eventos ou posso melhor realizar o evento diretamente pela minha empresa?

Essa é uma das primeiras dúvidas que surgem quando surge uma demanda por um evento corporativo. E a resposta é: depende. Produzir um evento corporativo demanda equipe, estrutura, muita antecedência, ou seja: demanda tempo. E mesmo empresas que possuem uma área de dedicada aos eventos muitas vezes acabam optando pela contratação de uma agência de eventos porque não possui alguma dessas variáveis citadas acima. Portanto, para tomar essa decisão, algumas perguntas precisam ser respondidas. O time da Original Experience criou essa tabela de classificação de tempo:

Evento urgente = Dentro do mês / semanas seguintes

Evento de curto prazo = mês seguinte

Evento de médio prazo = Entre 2 a 5 meses

Evento de longo prazo = Acima de 6 meses

Eu devo pedir para agência a planilha de custos detalhada (aberta) ou tudo bem receber uma planilha com custos fechados?

Este é outro tema que gera bastante polêmica. Podemos dizer que não há certo ou errado porque cada agência de eventos atua de uma forma. Algumas agências de eventos optam por cobrar uma taxa de administração ou fee correspondente a criação, planejamento e execução do evento sobre o valor total detalhando o custo de cada item e outras agências de eventos optam por passar propostas com valor fechado.

Este é um tema um tanto quanto delicado porque no caso de uma proposta de valor fechado muitas vezes é fruto de negociações com fornecedores que dependem de um número mínimo de eventos para chegar em determinados valores. Um exercício interessante de fazermos: Você chega numa doceria para comprar um doce e tomar um café. Antes de comprar, você pergunta qual o custo do doce e do café? Ao vender um produto ou serviço, sua empresa abre os custos para o seu cliente?

Prós e contras: Qual o melhor tipo de faturamento direto ou indireto?

No universo dos eventos corporativos existem duas modalidades de faturamento, sendo faturamento direto e indireto.

Faturamento direto agência de eventos
O faturamento direto proporciona melhores custos aos clientes. No entanto, este é um processo bastante demorado porque na grande maioria dos casos exige que a empesa homologue todos os fornecedores e isso em alguns casos pode levar meses. É também uma modalidade que gera bastante trabalho ao cliente quanto a administração de vários fornecedores.

Faturamento indireto agência de eventos
O faturamento direto da agência de eventos para o cliente implica no que chamamos de bitributação e, por consequência, valores de projetos um pouco mais altos do que a modalidade de faturamento direto. Apesar disso, é a forma mais usual e mais rápida pois o cliente precisa homologar somente a agência junto a área de compras da empresa.

A agência de eventos me cobrou pela formulação da proposta e/ou pela VT (visita técnica) isso é normal?

O mercado de eventos vem se transformando ao longo dos anos e de uns anos para cá muitas agências adotaram o modelo de cobrança pela formulação de propostas e visitas técnicas. Vale dizer que isso depende muito da complexidade e nível de detalhamentos de cada projeto, mas é importante ter em mente que um evento tem inúmeros detalhes que consomem tempo e custo sem que a agência tenha qualquer garantia de recebimento. Um bom exemplo é pensarmos em alguns serviços: quando vamos ao médico e queremos um diagnóstico ou opinião, é cobrado um valor de consulta. Quando levamos o carro para uma avaliação, é cobrado um valor pelo diagnóstico. Quando uma agência de eventos faz uma proposta há uma série de custos e profissionais envolvidos, alguns deles:

Custo de criação: pouco se valoriza o capital intelectual no Brasil, mas ele é o cerne de qualquer projeto. Quem não gosta de algo legal, criativo, impactante?

Custo de planejamento: não se faz um evento sem planejamento, sem uma roteirização, sem uma programação.

Custo de montagem de proposta: quem não gosta de uma proposta bem apresentada? Aquela proposta que o cliente vai levar para a diretoria para aprovação. Em muitos casos, o cliente exige que seja apresentada proposta em 3D. Há também um custo de criação.

Custo de produção: para apresentar uma proposta, a agência de eventos precisa acionar o time de produção. Telefonemas, e-mails, planilhas, seleção de fornecedores, consulta de datas disponíveis, cotação de brindes e materiais, iluminação, sonorização, entre tantos outros.

Custo de visitação/visita técnica: fazer uma visita técnica consome não somente tempo mas também tem custo elevado muitas vezes: estacionamento, combustível, km rodado, depreciação de veículo, alimentação entre outros.

Então a resposta é: sim, é normal que muitas agências cobrem pela formalização de uma proposta comercial. É bastante comum também, que uma vez fechado o evento, esses custos não sejam cobrados e sejam absorvidos pela agência de eventos.

CAPÍTULO 2 - DICAS ESSENCIAIS PARA UM EVENTO CORPORATIVO DE SUCESSO

Eventos corporativos são oportunidades estratégicas

Os eventos empresariais representam momentos cruciais para fortificar os vínculos com clientes, funcionários e partes interessadas. São ocasiões que demandam atenção meticulosa, planejamento detalhado e um toque de maestria. É nesse contexto que a agência especializada em eventos corporativos se destaca. Em meio à vasta gama de escolhas, é fundamental compreender os critérios essenciais para eleger a agência de eventos corporativos mais adequada às suas demandas específicas.

Experiência e Expertise da agência são pilares fundamentais

Buscar por uma agência eventos corporativos requer olhar também para sua experiência e expertise no setor de eventos. Investigar seus projetos anteriores, seus clientes atendidos e os tipos de eventos realizados é um passo crucial. Uma agência de eventos com um histórico de clientes está mais apta a oferecer resultados excepcionais e a lidar com desafios de maneira eficaz. Mais isso está diretamente relacionado a escolha de uma grande agência de eventos corporativos? Definitivamente não. Não é raro nos depararmos com agências grandes e conhecidas que praticam valores exorbitantes enquanto agências de menor porte prestam serviços de excelência a custos muito menores.

Quando se trata de selecionar a agência de eventos ideal, a experiência e a expertise desempenham papéis centrais. É essencial investigar o histórico da agência no campo de eventos corporativos, procurando por cases de sucesso anteriores, clientes atendidos e a diversidade de tipos de eventos realizados. Uma agência com um histórico sólido e prova de resultados excepcionais é mais propensa a garantir o sucesso do seu evento corporativo. Ao iniciar sua pesquisa por uma agência de eventos corporativos, é fundamental examinar de perto seus projetos anteriores. Avalie os eventos que já realizaram, especialmente aqueles que se assemelham ao que você tem em mente. Analisar cases de sucesso anteriores oferece insights valiosos sobre a capacidade da agência de enfrentar desafios e entregar resultados de alto nível.

Personalização e Flexibilidade: A Chave para o Sucesso

Cada evento é singular em sua essência, exigindo uma abordagem personalizada. Portanto, é imperativo escolher uma agência de eventos corporativos capaz de adaptar-se às suas necessidades específicas. Sua capacidade de personalização e flexibilidade determinará a harmonia entre a visão do cliente e a execução do evento. A capacidade de personalização é um elemento crucial na escolha da agência de eventos corporativos ideal.

Cada evento empresarial é uma expressão única da identidade e visão da empresa, e encontrar uma agência que possa adaptar seus serviços de acordo com essas especificidades é fundamental. É essencial questionar: a agência de eventos possui a flexibilidade necessária para ajustar o evento de acordo com sua visão e marca? Uma agência de eventos que valoriza a personalização é aquela que busca compreender profundamente a visão e os valores de seus clientes. Ela não apenas oferece serviços pré-fabricados, mas se esforça para alinhar cada aspecto do evento com a identidade da empresa. Ao colaborar com uma agência que valoriza essa personalização, você garante que seu evento corporativo seja uma extensão autêntica da marca.

Estudo do cliente e do mercado de atuação

Uma agência de eventos corporativos comprometida com resultados estuda o seu cliente para entender aspectos como:

Em que mercado a empresa está inserida?
Qual o posicionamento das empresas em seu mercado de atuação?
Quem são seus concorrentes?
Quais os objetivos do evento?
Qual o perfil do público?
Qual o tom de voz da marca?
Qual a missão, visão e valores da empresa?
Como é cultura organizacional?
Qual o momento da empresa?

Briefing inicial para eventos corporativos

Um evento corporativo de sucesso depende de um briefing detalhado com perguntas detalhadas para correto entendimento dos objetivos do cliente. Isso é o que se espera de uma agência comprometida. Ao menos no início, informações básicas devem ser informadas para que a agência tenha ideia.

Não podem faltar perguntas como:
Qual(is) os objetivos do evento?
Qual a data prevista de realização?
Qual a duração total estimada do evento?
Já possui alguma programação em mente?
Já dispõe de espaço para a ação ou será necessário um local?
Qual a configuração do local?
Qual o número total de participantes?
Qual o perfil dos participantes? (Qtde. de homens, mulheres, idade, cargo, estilos e outras informações)
A agência de eventos deve cuidar de A&B (alimentos e bebidas)? Se sim, importante detalhar que tipo de comida e bebida esperam que seja servido na ação e durante quanto tempo.
O evento corporativo terá algum tipo de apresentação de resultados? Será necessário algum tipo de estrutura? (Detalhar estrutura necessária como cadeiras, microfone, projetores, etc.)
O evento corporativo deve contemplar a entrega de kits/presentes aos participantes? Se sim, sempre detalhar o que imaginam.
Inclui alguma premiação ou sorteio? Se sim, qual a quantidade de premiados? (Considerando o total de participantes da ação)
Qual budget total previsto para o evento?
Possui informações adicionais que possam ser úteis para agência?

Desmistificando a questão do budget!

Falar de budget é talvez um dos assuntos mais polêmicos e delicados quando se fala em evento corporativo. É bastante comum vermos clientes escondendo o budget ou dizendo que não tem um budget definido quando todo mundo sabe que na grande maioria das vezes a empresa tem uma ideia de quanto pode e quer gastar. Mencionar o budget ou ainda que seja uma estimativa é imprescindível para que o cliente receba uma proposta alinhada as suas necessidades e objetivos afinal sem um norte a agência vai fazer simplesmente chutar ou fazer um exercício de adivinhação. Mas e quais as consequências disso? São muitas!

>> Demora na entrega da proposta por parte da agência que vai tentar adivinhar o que faz sentido para o cliente

>> O projeto do cliente muito provavelmente vai ser despriorizado pela agência de eventos em relação a projetos que possuem uma estimativa de budget. É preciso lembrar que em grande parte dos casos a agência de eventos dedica tempo para criar e monta uma proposta sem nenhuma garantia de fechamento de projetos. Diz aquele velho ditado que “tempo é dinheiro”

>> Frustração do cliente ao receber uma proposta da qual gostou, mas que muito provavelmente estará distante das possibilidades e frustração da agência que dedicou muito tempo na proposta em vão.

Agência de eventos não é padaria!

Atire a primeira pedra quem nunca precisou de uma proposta ou orçamento “pra ontem” rs e ainda por cima sem budget. É fundamental entender que se você quer receber uma proposta de qualidade o fator tempo é crucial. Fazer um evento corporativo demanda entender os objetivos e necessidades de cada cliente e um projeto de qualidade demanda tempo para que a equipe de produção da agência de eventos possa encontrar o que há de melhor para a proposta do cliente. É importante lembrar também que o time de produção da agência de eventos depende muitas vezes de respostas de inúmeros fornecedores, fator esse primordial para uma proposta de qualidade.

Prazo de pagamento importa!

Quando falamos de eventos corporativos é necessário que o cliente entenda que o pagamento antecipado é fundamental para que a agência de eventos possa honrar o pagamento dos fornecedores bem como efetuar as pré-reservas necessárias. Afinal, quem reserva um espaço sem um pagamento de sinal, por exemplo? Muitas empresas, especialmente as empresas de grande porte e multinacionais tem prazos de pagamento muito longos variando entre 15 e 90 dias. Esteja ciente de que prazos de pagamento muito longos oneram as propostas , afinal, agência não é banco né?

Contrato de Fee mensal anual

A melhor modalidade para uma agência de eventos e para o cliente é sem dúvida o fee mensal a partir de um contrato anual. Isso permitirá que a agência de eventos consiga melhores negociações com sua rede de fornecedores e isso significa propostas com melhores custos para o cliente. Além disso, essa modalidade traz uma relação de confiança e proximidade com o cliente e a agência de eventos. Mas tenha alguns cuidados: É muito importante que os termos de contrato estejam muito bem alinhados e definidos quanto ao escopo a ser realizado pela agência de eventos, responsabilidades bem definidas, fluxos de aprovação e processos entre outros itens. É bastante comum assistirmos a terceirizações de culpados principalmente quando algo dá errado ou muitas vezes clientes que acham que a agência tem a obrigação de estar disponível 24 horas por dia e em qualquer horário.

Antecedência em evento: a fórmula do sucesso

Diz o ditado que “conteúdo é rei”. Em eventos, podemos afirmar que “antecedência é rei”. Quem planeja um evento corporativo meses antes garante os melhores espaços, os melhores valores e as melhores datas e, ano após ano, as empresas que se planejam tem chegado muito tempo antes. Por exemplo, em março, já há empresas fechando uma festa de final de ano. Além disso, dissemos no item 7 que agência de eventos não é padaria certo? Tenha em mente que quanto mais em cima da hora for a sua demanda da data desejada, mais sua proposta vai demorar para ficar pronta principalmente em datas sazonais onde o mercado fica aquecido.

Relação entre custo x flexibilidade

Sabemos que nem sempre é possível flexibilizar datas de eventos por conta de uma série de variáveis. Mas é importante saber que a flexibilidade de datas em eventos corporativos segue uma lógica muito parecida com a busca de uma passagem aérea especialmente em datas muito concorridas como na confraternização de final de ano da empresa, ou seja, a flexibilidade vai permitir custos mais atrativos.

A importância do retorno de proposta

Outro tópico bastante comum na relação entre uma agência de eventos e clientes é o não retorno de propostas que foram enviadas. É importante saber que quando isso acontece muitas agências de eventos possuem uma black list onde num segundo pedido de proposta a agência não vai atender aquele cliente ou vai despriozá-lo afinal a agência dedicou tempo na criação de daquela proposta. Tudo bem se a resposta for negativa, mas retornar uma proposta faz parte de uma boa relação e porque não dizer de respeito mútuo.

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